Panduan Cara Input / Entry Data E-Formasi MenPAN Lengkap

Edukasippkn.com - Berdasarkan Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi NomorB.5548/M.PAN-RB/12/2014 Tanggal 17 Desember 2014 tentang Optimalisasi Kebutuhan ASNSistem E- Formasi dan Surat Badan Kepegawaian Negara Nomor K.26-30/V256-5/99 Tanggal 11 Desember 2014tentang Penyusunan Perencanaan Kebutuhan Pegawai ASN TA 2015 maka dalam menyusun Formasi PNS Tahun 2015 seluruh daerah harus menggunakan aplikasi e-Formasi.

Adapun aplikasi e-Formasi adalah aplikasi yang dibuat oleh Tim IT Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang dapat diakses secara Online. Pada tahun 2015, setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah harus menggunakan aplikasi ini dalam menyusun Formasi, jika tidak maka kebutuhan formasi CPNS 2015 tidak diberikan.

Untuk menyusun e-Formasi, maka dibutuhkan admin lokal (Dalam Daerah) yang mempunyai tugas mengisi Analisa Jabatan tiap-tiap Pegawai dengan Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu (JFU dan JFT), untuk jabatan yang memiliki Eselon, pihak BKD telah menyiapkannya.

Berikut tata cara penggunaan Aplikasi E-Formasi.

Panduan Cara Pengisian / Entry Data tentang Formasi PNS / ASN pada aplikasi E-Formasi KemenPAN, selengkapnya sebagai berikut :

1.   Buka aplikasi e-Formasi dengan mengunjungi alamat http://formasi.menpan.go.id maka akan muncul tampilan awal e-Formasi.

2.   Setelah itu pilih Login Di Sini. 

3.   Maka akan muncul menu login seperti gambar :

4.   Masukkan username dan password admin lokal yang telah diberikan oleh BKD. Admin lokal mempunyai wewenang untuk menambah JFU dan JFT pada Satuan Kerja masing-masing.

5.   Setelah itu, maka pengguna akan memasuki menu utama aplikasi, dalam menu utama, kita akan menemukan menu-menu di atas, yaitu Profil, Struktur Organisasi, Pengajuan, dan Manajemen Pengguna.

6.   Pilih menu Struktur Organisasi   seperti gambar, maka akan muncul Peta Jabatan pada Satuan Kerja. Jika ingin melihat bawahan (membuka struktur organisasi keseluruhan, klik pada ikon   pada jabatan yang ingin dilihat bawahannya).

7.   Setelah itu, pengguna dapat menambahkan, mengubah, dan menghapus pegawai-pegawai yang ada di dalamnya. Penambahan pegawai pada JFT dan JFU diharuskan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya (riil).

8.   Untuk menambah pegawai pada JFU dan JFT adalah sebagai berikut :

a.   Pilih Pimpinan JFT / JFU yang akan ditambah.

b.   Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up

c.   Pilih Tambah Bawahan Baru.

d.   Akan muncul form pengisian jabatan baru, isilah jabatan sesuai yang akan dibuat.

e.   Pengisian jabatan harus sesuai dengan Daftar Jabatan yang ada pada database Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi Birokrasi.

f.    Jika nama jabatan tidak terdapat pada Daftar Jabatan yang ada, maka dimasukkan nama jabatan yang mendekati, misalnya nama jabatan adalah Bendahara Pengeluaran, dan di Daftar Jabatan yang ada hanya nama jabatan Bendahara. Maka pemangku jabatan tersebut diberikan jabatan Bendahara.

g.   Daftar Jabatan dapat diunduh pada website menpan (http://www.menpan.go.id/) atau pada website sementara BKD (www.xstetsa.web.id).

h.   Setelah data disimpan, maka akan muncul data jabatan baru, (jika data tidak tampil, maka pilih lagi menu Struktur Organisasi   untuk merefresh data. Selanjutnya pada jabatan baru tersebut, klik kanan, kemudian pilih analisa jabatan.

i.    Analisa Jabatan wajib diisi, sebab dalam pengisian e-formasi, Kementerian PAN & RB dapat menganalisa apakah kebutuhan pegawai tersebut memang dibutuhkan atau tidak.

Tampilan Memilih Analisa Jabatan

Tampilan Pengisian Analisa Jabatan

Setelah memasukkan seluruh Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu pada aplikasi ini, maka tugas Admin Lokal adalah menginput kebutuhan yang ada. Untuk melakukan hal ini, pengguna dapat masuk kedalam menu Pengajuan   dan memilih formasi. Maka akan muncul tampilan kebutuhan formasi. Masukkan data formasi sesuai dengan data riil yang ada. Pengentryan data pada form formasi ini, sesuai dengan data yang diminta BKD sebelumnya (Bentuk Excel), namun saat ini memasukkannya melalui aplikasi e-Formasi.

Berikut tampilan form kebutuhan formasi :

Pada tampilan e-Formasi ini untuk membuka hingga ke JFU / JFT tekan tombol   pada jabatan yang dikehendaki. Setelah tertuju pada JFU / JFT yang dikehendaki, pilih ABK pada baris data tersebut, seperti ini :

Selanjutnya kolom yang ada akan menyesuaikan, isilah kolom dengan keadaan riil JFU / JFU/JFT yang ada misalnya data sebagai berikut:

Untuk data kekurangan/kebutuhan tidak perlu diisi, sebab secara otomatis data tersebut akan berubah jika kita mengisi data BUP/Pindah.

Masukkan seluruh data JFT/JFU pada Instansi Anda, meskipun saat ini belum ada yang mengisi jabatan tersebut, sehingga kebutuhan seluruh jabatan dapat dilihat. Misalkan data sebagai berikut :

Download selengkapnya petunjuk / pengisian data kebutuhan PNS / ASN pada e-Formasi MenPAN, silahkan diunduh pada links berikut ini. Semoga bermanfaat bagi kita semua.