Pengertian dan Ketentuan Risalah, Catatan dan Laporan Rapat DPRD

Edukasippkn.com - Untuk setiap rapat paripurna dan rapat paripurna istimewa dibuat risalah resmi yang ditandatangani oleh Pimpinan rapat.

Risalah adalah catatan rapat paripurna dan rapat paripurna istimewa, yang dibuat secara lengkap dan berisi seluruh jalannya pembicaraan, pokok pembicaraan termasuk kesimpulan dan keputusan rapat yang dilakukan dalam rapat serta dilengkapi dengan catatan tentang :

a.   jenis dan sifat rapat.

b.   hari dan tanggal rapat.

c.   tempat rapat.

d.   acara rapat.

e.   waktu pembukaan dan penutupan rapat.

f.    ketua dan sekretaris rapat.

g.   jumlah dan nama anggota yang menandatangani daftar hadir. dan

h.   undangan yang hadir.

Sekretaris rapat adalah Sekretaris DPRD atau pejabat di lingkungan Sekretariat DPRD yang ditunjuk untuk itu oleh Sekretaris DPRD. Sekretaris rapat menyusun risalah untuk dibagikan kepada anggota dan pihak yang bersangkutan setelah rapat selesai.

Setiap anggota DPRD dan pihak yang bersangkutan diberikan kesempatan untuk mengadakan koreksi terhadap risalah sementara dalam waktu 2 (dua) hari sejak diterimanya risalah sementara tersebut dan menyampaikannya kepada sekretaris DPRD.

Apabila terjadi perbedaan pendapat tentang isi risalah sementara, keputusan diserahkan kepada Ketua Rapat yang bersangkutan.

Setelah batas waktu, sekretaris DPRD segera menyusun Risalah Resmi untuk disampaikan kepada anggota DPRD dan pihak yang bersangkutan. Dalam setiap rapat DPRD kecuali Rapat Paripurna DPRD dan Rapat Paripurna istimewa dibuat catatan rapat dan laporan singkat yang ditandatangani oleh pimpinan rapat yang bersangkutan.

Catatan rapat memuat pokok pembicaraan, kesimpulan dan/atau keputusan yang dihasilkan dalam rapat.

Setiap anggota dan pihak yang bersangkutan diberi kesempatan untuk mengadakan koreksi terhadap catatan rapat sementara dalam waktu dua hari sejak diterimanya catatan rapat sementara tersebut dan menyampaikannya kepada Sekretaris rapat yang bersangkutan.

Sekretaris rapat secepatnya menyusun laporan singkat dan catatan rapat sementara untuk segera dibagikan kepada anggota dan pihak yang bersangkutan setelah rapat.

Dalam risalah, catatan rapat, dan laporan singkat mengenai rapat yang bersifat tertutup, harus dicantumkan dengan jelas kata “rahasia”.

Rapat yang bersifat tertutup dapat memutuskan bahwa suatu hal yang dibicarakan dan/atau diputuskan dalam rapat itu tidak dimasukkan dalam risalah, catatan rapat, dan/atau laporan singkat.